Já parou para pensar como a falta de organização pode causar prejuízos na vida das pessoas? Imagina no meio corporativo. Uma empresa que negligencie sua gestão pode causar enorme prejuízos. Para combater esse problema, a dica é investir em no aprimoramento da administração. No entanto, não apenas empresas precisam se organizar. Atualmente, é cada vez maior o contingente de pessoas que trabalham como freelancer ou como microempreendor individual. Para estes profissionais, saber lidar bem com o próprio negócio é fundamental para garantir a prosperidade do negócio.
Uma ótima dica para estes profissionais é se qualificar por meio de cursos de administração online gratuitos. Existem várias opções. Um deles apresenta um sistema de organização especialmente eficiente. É o sistema kanban. Essa técnica é simples, mas funciona e é adotada em várias empresas pelo mundo afora. Considerado um dos métodos mais eficazes de gestão de tarefas, o sistema kanban possibilita organizar todas atividades realizadas na companhia e assim controlar melhor os processos e projetos em andamento. O resultado é o aumento de produtividade e mais qualidade na administração do tempo e também do negócio em si.
O que é kanban
Essa técnica desenvolvida pela Toyota, após a 2ª Guerra Mundial, ficou mundialmente famosa por ter revolucionado a forma de trabalhar. A fabricante japonesa de automóveis conseguiu, sem o auxílio de aplicativos e softwares, os seguintes diferenciais:
- Otimização de tempo
- Evitou superprodução
- Acabou com os gargalos de produção
- Controle mais efetivo dos estoques
- Tornou processo de produção como um todo mais eficaz
- Registrou as rotinas de trabalho
No Brasil, a técnica começou a ser adotada, a partir dos anos 80, principalmente em gestão de estoques. Mas, com o passar dos anos foi sendo usada também em outras atividades. Dessa forma ter conhecimento sobre o sistema kanban pode ser um diferencial competitivo para muitas empresas.
Como funciona
Uma placa visível com cartões coloridos. Essa é a base do kanban. Dessa forma, o sistema utiliza comunicação visual para organizar as rotinas de trabalho. Basta escrever cada tarefa em um cartão diferente. Para facilitar as equipes, os que fazem parte de um mesmo processo ou projeto precisam ter a mesma coloração. Dessa forma, só de olhar de longe, já é possível analisar como anda o fluxo do trabalho.
Em um quadro, separe as atividades descritas de acordo com a etapa em que ela faz parte. Normalmente são:
- Para fazer
- Em andamento
- Concluído
Ordene as tarefas por prioridade. As urgentes no topo e as menos prioritárias na parte de baixo. Dessa forma é mais fácil visualizá-las. Assim que aquela etapa da atividade for concluída, basta mudar o cartão para a próxima coluna correspondente.
Como implantar kanban na sua empresa
Conhecimento pleno da técnica
O primeiro passo para aplicar esse método é ter total domínio do funcionamento do sistema kanban. Assim, você irá se sentir preparado para transmitir esses conhecimentos para todas as equipes e esclarecer possíveis dúvidas.
Decidir que tipo de kanban será usado
Com o desenvolvimento da tecnologia, hoje em dia é possível encontrar até kanban online. A técnica é a mesma porém, no lugar do quadro físico no setor, as pessoas fazem a gestão de tarefas pelo computador, smartphone ou tablet.
Mas, o kanban físico ainda é muito utilizado no mercado. A decisão de qual o melhor para sua empresa vai depender de vários fatores que precisarão ser analisados pelos gestores. Orçamento, espaço físico e cultura organizacional são alguns deles.
Atualização constante
É preciso comprometimento de todas as equipes para que o kanban funcione. De nada adianta o sistema se ele não for atualizado de forma correta.
Como o kanban pode melhorar a administração da sua empresa
- Melhor gestão de tempo
- Otimização de processos e projetos
- Controle mais efetivo sobre o fluxo de trabalho
- Prevenir problemas durante os processos
- Resultados mais assertivos
- Mais eficácia e organização
- Aumento da produtividade
As empresas que utilizam o kanban conseguem identificar rapidamente problemas com o fluxo das atividades. Dessa forma, é possível realizar mudanças para solucionar rapidamente e assim manter a produtividade alta.
